기부자 감사편지 작성 가이드(How to Write a Thank You Note for a Donation)

Edited by Maluniu, Katrinia Weaver

step1. 기부자의 이름으로 편지를 보내세요. 업무의 효율성을 위해 '기부자 님', '회원 님'으로 일반화해서 감사편지를 보내고 있지는 않은지요. 기부자가 친밀하고 개인적인 관계를 느낄 수 있도록 기부자의 이름으로 편지를 보내는 것이 중요합니다.

step2. 기부한 금액을 언급하세요. 단체와 기부자 모두에게 기부한 금액을 정확하게 언급하는 것이 상호간의 이해와 오해를 줄일 수 있습니다.

step3. 기부금이 어떻게 사용되는지 구체적인 정보를 제공하세요. 예를들어 특정한 물품을 구매하는데 사용하거나 향후 중요한 프로젝트에 사용된다고 설명하세요. 

-재기부에게 감사를 표현하세요. 그리고 기부금을 통해 구체적으로 어떠한 긍정적인 성과를 가져왔는지 설명하세요.

-단체의 목표와 기부금이 필요한 이유에 대해 리마인드해주세요.

step4. 사진이나 작은 선물을 동봉합니다. 예를들어 도서관에 대한 감사편지에 기부금으로 구입한 새책 주위에 아이들과 찍은 학교사진을 함께 보낼 수 있습니다. 

step5. 다시한번 감사를 표현합니다. 단체의 진심이 전해질 수 있도록 감사의 말로 편지를 마무리합니다.

step6. 감사편지는 짧게 쓰세요. 일반적으로 편지의 분량은 3~4단락이 적절합니다. 

step7. 기부금소득공제에 대한 정보를 포함하세요. 소득공제에 대한 구체적인 정보와 연말소득공제 서류에 기부영수증을 제출할 수 있도록 구체적인 정보를 제공합니다. 예를들어 국세청자동화서비스에 등록된다거나, 매년 1월중 기부금영수증을 우편으로 발송한다는 등의 정보를 언급한다면 기부자에게 유용한 정보가 될 수 있습니다.

step8. 또다른 기부를 요청하지 마세요. 이 편지는 최근 기부에 대한 감사의 마음을 전하고 지속적으로 단체에 관심을 갖게하기 위함입니다. 감사편지에 또다른 기부를 재요청하는 것은 적절하지 않습니다. 

step9. 대표전화번호, 홈페이지, 담당자 등 관련연락처를 포함합니다. 기부자가 특정 담당자에게 바로 연락하여 즉시 응답할 수 있는 이메일이나 연락처로 발송해야합니다. 

step10. 서명으로 마무리합니다. 만약 자신있는 필체를 가졌다면 컴퓨터로 작성하는 것보다 손편지로 작성해서 보내세요.

step11. 감사편지는 48시간 이내에 보내세요. 기부금을 받은 후 신속하게 감사편지를 보내야합니다. 

step12. 기부자를 우선으로 합니다. 당신과 단체가 알고있는 기부자의 소소한 이야기를 편지에 언급하세요. 

step13. 모든 정보가 정확한지 재확인합니다. 단체정보, 기부금정보, 단체활동 목적 등 모든 내용이 정확한지 재확인합니다. 기부자와 단체 모두에게 긍정적인 결과를 가져옵니다.

step14. 뉴스레터, 웹사이트, 지역신문 등 대중에게 기부내용을 공개합니다. 이러한 내용과 절차에 동의하는지 기부자에게 확인합니다. 기부자와 단체 모두 긍정적인 홍보효과를 가져올 수 있습니다.

step15. 기부자의 다양한 욕구를 수용할 수 있습니다. 예를들어 단체의 구성원이 기부자가 후원하는 프로젝트에 도움이 되는 자원봉사를 할 수 있습니다.   

step16. 따뜻한 느낌으로 대화하듯이 작성합니다. 

-너무 공식적인 언어는 피합니다. 너무 과장하거 성의없는 메모를 하지 마세요.  

-커뮤니케이션을 권장하여 지속적인 관계를 위해 노력합니다.